Achtung Kassen-Nachschau

Nachdem es nach Einführung der sog. Kassen-Nachschau zum 01.01.2018 lange Zeit ruhig blieb, erreichen uns in letzter Zeit immer mehr Rückmeldungen von betroffenen Kunden, die von der Maßnahme überrascht werden.

Die relativ ereignislose Anfangszeit sollte daher keinen Anlass dazu geben, die Möglichkeit einer spontanen Kassen-Nachschau zu ignorieren. Nach einer längeren Zeit der Schulung und Einarbeitung verfügen die Finanzbehörden nun über ausreichend Mitarbeiter, um die Nachschauen vor Ort durchzuführen. Dadurch erhöht sich zwangsweise das Risiko, davon betroffen zu sein.

Damit Sie sich vorbereiten können, möchten wir Ihnen gerne einige grundlegende Informationen an die Hand geben, damit Sie sich vorab informieren und einer möglichen Kassen-Nachschau gelassen entgegensehen können.

Grundlage der Kassen-Nachschau

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 hat der Gesetzgeber die Kassen-Nachschau eingeführt, um steuererhebliche Sachverhalte zeitnah aufklären zu können. Hintergrund ist der enorme Anstieg an Möglichkeiten zur Manipulation von Kassendaten in den Vorjahren, die von den Behörden im Zuge von Prüfungen und Ermittlungen aufgedeckt wurden.

Die Kassen-Nachschau ist dabei ein zusätzliches Instrument der Kontrolle und ersetzt nicht die bekannten Außenprüfungen.

Inhalt der Kassen-Nachschau

Im Zuge einer Kassen-Nachschau ist der Amtsträger berechtigt

  • ohne vorherige Ankündigung
  • außerhalb einer Außenprüfung
  • während den üblichen Geschäftszeiten
  • Grundstücke, Fahrzeuge und Geschäftsräume des Steuerpflichtigen zu betreten
  • die Ordnungsmäßigkeit der Buchung und Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen zu prüfen und
  • einen Kassensturz zu verlangen

Dabei besteht kein Anspruch auf den Zutritt zu Wohn- und Privaträumen. Auch eine Durchsuchung der Geschäftsräume ist nicht Inhalt der Kassen-Nachschau.

Im Rahmen der Nachschau besteht eine Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen. Dabei sind alle Unterlagen und Aufzeichnungen auszuhändigen, die in engem Bezug zur Kassenführung stehen und für die Besteuerung erheblich sein können. Dazu gehören z.B.

  • Kassenbücher, Kassenberichte und Kassenbestandsrechnungen
  • Tagesendsummenbons (Z1-Belege)
  • Belege über Geschäftsvorfälle
  • Verfahrensdokumentationen
  • Bedienungs- und Programmieranleitungen
  • Änderungs- und Programmierprotokolle

Liegen die Aufzeichnungen in elektronischer Form vor, kann der Prüfer diese am jeweiligen Gerät einsehen und die Herausgabe der Daten auf einem geeigneten Datenträger (z.B. USB-Stick) verlangen.

Der Prüfungszeitraum liegt dabei im Ermessen des Amtsträgers. Oft wird sich die Prüfung über den Geschäftstag sowie die unmittelbaren Vortage erstrecken, jedoch wird auch ein Zeitraum von bis zu sechs Monaten durchaus als zulässig erachtet.

Ergeben sich während der Kassen-Nachschau Beanstandungen, kann der Amtsträger jederzeit in eigenem Ermessen in eine Außenprüfung (Betriebsprüfung, Umsatzsteuer-Sonderprüfung) übergehen.

Ablauf der Kassen-Nachschau

Der Amtsträger wird den Betrieb im Rahmen der üblichen Geschäftszeiten betreten, wobei auch Besuche unmittelbar vor Öffnung oder nach Schließung möglich sind, sofern dort schon oder noch gearbeitet wird.

Man sollte sich stets bewusst sein, dass zu diesem Zeitpunkt verdeckte Ermittlungen möglich sind. Der Amtsträger darf bereits vor Beginn der Nachschau die Abläufe an den Kassen beobachten oder Testkäufe durchführen. Interessant ist hier z.B., ob Verkäufe tatsächlich boniert oder die korrekten Steuersätze in Ansatz gebracht werden.

Ausweisen muss sich der Amtsträger erst, wenn er

  • Geschäftsräume betreten will, die Kunden nicht zugänglich sind
  • Auskünfte vom Steuerpflichtigen einfordert oder
  • die Herausgabe von Unterlagen und Aufzeichnungen verlangt

Mit der Vorlage des Dienstausweises entfällt außerdem die Möglichkeit einer strafbefreienden Selbstanzeige.

Seien Sie vorbereitet

Im eigenen Interesse sollten Sie sich und Ihre Mitarbeiter ausreichend vorbereiten, um angemessen auf eine Kassen-Nachschau reagieren zu können. Daher raten wir dringend zu folgenden Maßnahmen:

  • Arbeiten Sie ausschließlich mit GoBD-konformen Kassensystemen
  • Halten Sie Bedienungs- und Programmieranleitungen, sowie Änderungs- und Programmierprotokolle bereit
  • Bewahren Sie alle Unterlagen auf, die im Zusammenhang mit der Besteuerung von Bedeutung sein können, z.B. Reservierungsbücher, Rezepte, Speisekarten, Getränkekarten, etc.
  • Sorgen Sie für die Ordnungsmäßigkeit aller Kassen – auch Nebenkassen wie der Tresor oder Bankschließfächer sind Kassen im steuerlichen Sinn!
  • Erstellen Sie eine Anweisung für die Mitarbeiter für den Fall einer Kassen-Nachschau sowie eine Kassieranleitung, die den Umgang mit dem Kassensystem regelt
  • Führen Sie Zählprotokolle, in denen alle Scheine und Münzen aufgeführt sind, um von vornherein den Eindruck zu vermeiden, dass die Bestände lediglich grob geschätzt werden
  • Richten Sie ein internes Kontrollsystem ein und protokollieren Sie die Kontrollen
  • Erstellen Sie alle Aufzeichnungen (Einnahmen, Ausgaben, Privatentnahmen- und einlagen, etc.) zeitnah. Keine Buchung ohne Beleg!

Es handelt sich hierbei nicht um eine abschließende Auflistung. Besprechen Sie in jedem Fall Ihre Situation mit Ihrem steuerlichen Berater, nur dieser kann und darf Ihnen im Einzelfall verbindliche Auskünfte erteilen. Bei allen allgemeinen Fragen, insbesondere technischen, stehen wir unseren Kunden jederzeit gerne zur Verfügung.

Hinweis zu Rechtsthemen:

Diese Informationen wurden nach bestem Wissen erstellt. BVS Kassensysteme kann und darf jedoch gemäß Rechtsdienstleistungsgesetz mit diesen Informationen keine steuer- oder rechtsberatende Funktion übernehmen. Bitte wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt, wenn Sie verbindliche Informationen benötigen.
Alle Inhalte beschreiben ausschließlich die Situation in der Bundesrepublik Deutschland.
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