Das Wichtigste kurz zusammengefasst

  • An der Frist der GoBD hat sich nichts geändert; seit 01.01.2017 müssen alle Kassendaten 10 Jahre lang elektronisch und revisionssicher archiviert werden. Kassen, die nicht umgerüstet werden können, durften ausnahmslos nur noch bis 31.12.2016 genutzt werden.
  • Der Gesetzgeber hat am 22.12.2016 das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ verabschiedet. Darin wird unter anderem eine technische Sicherheitseinrichtung gefordert, die ab 01.01.2020 in allen Registrierkassen verbaut sein muss. Eine entsprechende Rechtsverordnung wurde vom Bundesrat beschlossen (KassenSichV).
  • Vorher angeschaffte Systeme, die nicht mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden können, aber die GoBD erfüllen, dürfen voraussichtlich bis Ende 2022 genutzt werden.
  • Zum 01.01.2018 wurde die Möglichkeit der spontanen Kassen-Nachschau eingeführt. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte unter anderem im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen.
  • Zur Sanktionierung wurden neue Steuergefährdungstatbestände geschaffen (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4-5 AO) und mögliche Bußgelder angehoben, sodass Verstöße nun mit bis zu 25.000 EUR Geldbuße geahndet werden können. Das Verhängen eines Bußgeldes ist unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden entstanden ist (§ 379 Abs. 4 AO).
  • Ab dem 01.01.2020 ist eine verpflichtende Belegausgabe vorgesehen. Dann muss für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität besteht unter den Voraussetzungen des § 148 AO jedoch die Möglichkeit einer Befreiung von der Belegausgabepflicht.

Die GoBD ersetzen GDPdU und GoBS

Wer bis jetzt nur mit den GDPdU oder GoBS konfrontiert war, wird sich sicherlich fragen, was es nun mit den GoBD auf sich hat. Die aktuellen Anforderungen an digitale Unterlagen, zu denen auch Kassendaten gehören, finden sich im Wesentlichen in den Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 (Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften) und vom 01.01.2015 (GoBD). Die GoBD lösen hier die GDPdU, die GoBS sowie andere einschlägige Vorschriften ab. Hieraus ergeben sich für Nutzer von Registrierkassen jedoch keinerlei wesentliche Neuerungen, sodass prinzipiell weiterhin das Schreiben vom 26.11.2010 maßgeblich ist.

Dabei wird gefordert, dass jede Registrierkasse das komplette elektronische Journal mit allen Einzelaufzeichnungen über einen Zeitraum von zehn Jahren vor Änderungen geschützt archiviert werden muss. Diese Daten sind auf Anforderung bei einer Betriebsprüfung vorzulegen. Bei einem Fehlen oder anderen formellen Fehlern in der Kassenbuchführung drohen Schätzungen, die zu hohen Steuernachzahlungen und anderen nachteiligen Forderungen führen können.

Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen

Mit dem am 22.12.2016 verabschiedeten Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen wird gefordert, dass ab dem 01.01.2020 jede Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet wird, die im Laufe des Jahres 2017 durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik spezifiziert werden soll. Letztlich stellt dieses Gesetz eine technische Verschärfung der GoBD dar, die aber nichts an der Übergangsfrist für Kassen ändert, die nicht GoBD-konform sind. Diese dürfen nach wie vor seit dem 31.12.2016 nicht mehr eingesetzt werden.

Muss ich 2020 wieder eine neue Kasse anschaffen, wenn meine aktuelle Kasse GoBD-konform ist?

Nein, in diesem Fall sieht der Gesetzgeber eine Übergangsfrist bis 2022 vor. Darüber hinaus bieten moderne Kassen umfangreichere Möglichkeiten zur Aufrüstung als ältere Generationen, sodass Ihre GoBD-konforme Kasse mit hoher Wahrscheinlichkeit an die noch festzulegenden Anforderungen angepasst werden kann.

Ab dem 1. Januar 2020 haben Steuerpflichtige jedoch die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben, haben diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erstatten.

Gibt es Ausnahmen? Mein Bekannter xyz sagt aber…

Nein. Jede elektronische Registrierkasse, die innerhalb der Bundesrepublik Deutschland betrieben wird, muss die geltenden Anforderungen erfüllen. Es gibt daher auch keinerlei Ausnahmen für die Art des Betriebes, bestimmte Branchen oder Umsatzhöhen.

Kann ich auch ohne Kasse arbeiten?

Das Arbeiten mit einer „offenen Ladenkasse“ ist nach wie vor erlaubt, hat jedoch Nachteile:

  • Eine „offene Ladenkasse“ macht das Finanzamt im Regelfall misstrauisch, was zu umfangreicheren Prüfungsmaßnahmen führen kann. Oft ergeben sich im Anschluss empfindliche Nachforderungen, z.B. durch Schätzungen
  • Eine elektronische Kasse arbeitet nicht gegen Sie, sondern erleichtert durch die Einzeldatenaufzeichnungen auch die Beweisführung im Sinne eines ordnungsgemäßen Kassenbetriebs gegenüber den Finanzbehörden
  • Betriebe, die ohne elektronische Kasse arbeiten, werden gemeinhin einer höheren Risikogruppe zugeordnet und dementsprechend häufiger geprüft
  • Handgeschriebene Bewirtungsbelege werden von den Finanzbehörden seit 1996 nicht mehr anerkannt, Geschäftskunden können ihren Besuch bei Ihnen also nicht mehr steuerlich geltend machen
  • Alle Erleichterungen im betrieblichen Ablauf, die moderne Kassensysteme bieten, müssen von Hand erledigt werden – von der Quittung bis zum Tagesabschluss
  • Es fehlt eine wichtige Kontrollinstanz gegenüber dem Personal

Erfüllt meine Kasse die Bestimmungen?

Da wir eine große Bandbreite an Systemen betreuen, helfen wir Ihnen gerne, falls Sie sich nicht sicher sind. Dies gilt auch für Kassen, die nicht über uns erworben wurden – sprechen Sie uns einfach an.

Hinweis zu Rechtsthemen:

Diese Informationen wurden nach bestem Wissen erstellt. BVS Kassensysteme kann und darf jedoch gemäß Rechtsdienstleistungsgesetz mit diesen Informationen keine steuer- oder rechtsberatende Funktion übernehmen. Bitte wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder Rechtsanwalt, wenn Sie verbindliche Informationen benötigen.
Alle Inhalte beschreiben ausschließlich die Situation in der Bundesrepublik Deutschland.
In anderen Ländern gelten die jeweiligen dortigen Bestimmungen.

GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (BMF V A 4 – S 0316/13/10003 v. 14. November 2014 (BStBl. I Seite 1450))

GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (BMF IV D 2 – S 0316 – 136/01 v. 16. Juli 2001
(BStBl. I S. 415))

GoBS: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (BMF IV A 8 – S 0316 – 52/95 v. 7. November 1995 (BStBl. I S. 738))

Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22. Dezember 2016 (BGBl. I S. 3152)

KassenSichV: Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Bundesrat Drucksache 487/17 v. 8. Juni 2017)